Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke is VENUVO BV, BTW BE1039.554.839, met maatschappelijke zetel te Motstraat 30, 2800 Mechelen, België / Belgique / Belgium. VENUVO is een handelsmerk van VENUVO BV. Voor alle vragen over uw gegevens kunt u contact opnemen via info@dispatch-office.com.

Wanneer u via venuvo.com een aanvraag indient — via het intake-formulier of, waar van toepassing, in een gesprek met onze AI-assistent — verzamelen we de gegevens die u ons bezorgt:

• Identificatie: voornaam, naam
• Contact: e-mailadres, telefoonnummer
• Locatie: postcode, en — alleen indien u dit vermeldt — gemeente en/of adres
• Project: type werk (airco, warmtepomp, onderhoud, vervanging), beschrijving, eventuele foto's die u uploadt
• Technische context: IP-adres (verkort/anoniem), browsertype, taal, doorverwijzingsbron (utm-parameters)

Daarnaast verzamelen we via cookieloze productanalyse anonieme paginabezoeken (zie §8 — Cookies).

We gebruiken uw gegevens om:

• uw aanvraag te beoordelen en op te volgen;
• een offerte of technisch advies op te stellen, eventueel via onze installatiepartners;
• contact met u op te nemen per e-mail of telefoon over uw aanvraag;
• onze dienstverlening te verbeteren via geanonimiseerde paginaverkeer-analyse;
• onze wettelijke verplichtingen na te komen (boekhouding, fiscaliteit).

We gebruiken uw gegevens nooit voor cold-call telemarketing, doorverkoop aan derden buiten onze installatiepartners, of voor profiling die juridische gevolgen voor u heeft.

De verwerking steunt op één van de volgende rechtsgronden (art. 6 AVG):

• Uitvoering van uw aanvraag (art. 6.1.b): noodzakelijk om een offerte op te stellen en uw vraag te beantwoorden;
• Uw toestemming (art. 6.1.a): voor optionele opvolg-e-mails of nieuwsbrief, indien van toepassing;
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c): boekhoudkundige bewaartermijnen;
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): fraudepreventie en interne kwaliteitscontrole, na afweging tegen uw belangen.

Wij verkopen uw gegevens niet door. We delen ze enkel met de partnerinstallateur die uw werk uitvoert: uw aanvraag wordt intern behandeld en, indien relevant, doorgegeven aan een lokale installatiepartner (onderaannemer) die het werk technisch kan uitvoeren. Die partner ontvangt enkel wat hij nodig heeft om u een geldige offerte te bezorgen.

We werken met de volgende verwerkers (subprocessors) die strikt onder onze instructies handelen:

• Convex — back-end database (EU);
• PostHog (EU-host) — anonieme productanalyse;
• Cloudflare — CDN en hosting (EU edge);
• Microsoft 365 — operationele e-mail;
• Anthropic — AI-ondersteunde tekstverwerking bij het opstellen van uw offerte en opvolgmails (geen training op uw gegevens); een medewerker controleert deze tekst voor ze naar u verzonden wordt.

Een actuele lijst is op aanvraag verkrijgbaar via info@dispatch-office.com.

Onze infrastructuur draait in de EU. Voor AI-ondersteunde tekstverwerking kan beperkte tekst worden verwerkt door Anthropic onder de EU Standard Contractual Clauses en met expliciete opt-out voor modeltraining. We zenden geen ruwe persoonsgegevens naar derde landen buiten dit afgebakende kader.

Actieve dossiers: 2 jaar na laatste contact, zodat we offertes en garantievragen kunnen opvolgen. Inactieve dossiers worden vervolgens geanonimiseerd of verwijderd, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren (boekhouding: 7 jaar voor facturen). Server- en toegangslogs: 12 maanden.

venuvo.com plaatst geen tracking-cookies en geen marketing-cookies. Onze productanalyse (PostHog) draait in cookieloze modus: er wordt geen browser-cookie of localStorage-item bewaard, en geen sessie-replay opgenomen. Daarom toont onze site geen cookiebanner — die is wettelijk niet vereist wanneer er geen niet-essentiële cookies worden geplaatst.

Meer detail vindt u op onze cookiepagina.

U hebt het recht om:

• uw gegevens in te kijken (recht op inzage);
• onjuiste gegevens te laten verbeteren (recht op rectificatie);
• uw gegevens te laten verwijderen (recht op vergetelheid), tenzij we wettelijk verplicht zijn ze te bewaren;
• de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken;
• uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
• uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder gevolgen voor verwerkingen vóór de intrekking.

U kunt deze rechten uitoefenen via info@dispatch-office.com. We antwoorden binnen 30 dagen.

Bent u niet tevreden over hoe we uw gegevens behandelen, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — gegevensbeschermingsautoriteit.be).

We kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze diensten of de wetgeving wijzigen. De datum van laatste wijziging staat bovenaan deze pagina. Belangrijke wijzigingen melden we expliciet aan actieve klanten per e-mail.